Paperless PDF DMS - Captize

Die Bedienung geht fix, die Qualität ist gut und die Einstellungsmöglichkeiten vielfältig. Was aber definitiv fehlt, ist die Möglichkeit am Mac das Dokument aufzurufen und parallel die Details zu bearbeiten. Wenn man die Tags, Infos und Datum nachbearbeiten will, ist es nervig immer wieder das Dokumnet neu aufzumachen. Erst alles scannen und dann nachbearbeiten ist damit nahezu unmöglich. So lassen sich neue Features nicht mehr gut in die bestehenden Dokumente einbringen.

Die App crasht immer wieder, verliert häufig Scans und überlebt den Wechsel zwischen Applikationen nicht, ohne den Scan zu verlieren. Dazu werde ich erst am Ende langer Scans darüber benachrichtigt, dass die Dokumentengröße überschritten ist und der gesamte Scan verworfen wird. Das sind Eigenschaften, die einer Scannerapp unter keinen Umständen passieren dürfen. Damit leider komplett unbrauchbar, auch wenn die App ansonsten sehr vielversprechend aussieht.

Sehr Gut

In der App heißt es vollmundig: Greifen Sie von all Ihren Geräten auf Captize zu. Offenbar sind Androit Geräte keine Geräte.

Herausragend gute und anwenderfreundliche App wenn es um die Digitalisierung von persönlichen Dokumenten geht! 5 von 5 Sterne!

Ich mag die App sehr gerne und sie hilft mir immens dabei, Ordnung in meine digitalen Dokumentensammlung zu bekommen. Ich würde mir noch wünschen, dass man sich auch Dokumententitel beim Import von existierenden Dokumenten generieren lassen kann.

Die App ist grundsätzlich gut und besser als viele vergleichbare andere Angebote. Vor allem das Preis-Leistungsverhältnis passt. Aber: die Sync Funktion ist nicht zuverlässig und bricht ständig ab. Und zweitens: Die App wird sehr langsam sobald mehr als ein paar hundert Dokumente hochgeladen werden. Es fehlen auch ein paar grundlegende Funktionen wie das markieren mehrerer Dokumente in der Suche oder das Erkennen und Zusammenlegen von Duplikaten.

Die App ist etwas unübersichtlich und ich finde manche Funktionen erst nach langem Suchen. Ich würde gerne ein Dokument direkt nach dem Einscannen benennen, weiß aber nicht ob/ wie es geht. Es gibt ein Limit von ca. 30 Seiten pro Dokument. Das ist für mich zu gering. Allgemein gibt es einige Funktionen, die ähnliche Apps haben, nicht. Obwohl ich Captize grundlegend besser finde, hätte ich mir hier im Nachhinein eher PDFelement gekauft. Das liegt auch daran, dass die App etwas rucklig und technisch verbesserungsfähig ist.

Wer sich von seinen gesammelten Papierordnern verabschieden möchte, braucht eine zuverlässige und funktionale Lösung. Entweder man legt die Scans in eine herkömmliche Ordnerstruktur mit dem Nachteil, dass man keine Erinnerungen oder Notizen hinzufügen kann oder man nutzt Dienste wie Evernote oder Apple Notizen was beides durchaus funktionieren kann, wenn man eine entsprechende Scanner App vorschaltet, um vernünftige Dateien hinsichtlich Qualität und Dateigröße zu erhalten. Alle anderen verwenden einfach Captize… der iCloud Sync zwischen iPhone, iPad und Mac funktioniert zuverlässig und zusätzlich sind die PDF-Dateien auf Wunsch auch in der iCloud-Drive Ordnerstruktur verfügbar, sodass man abgesichert ist, falls die App irgendwann mal den Dienst quittieren sollte. Man kann Notizen zu den Briefen hinzufügen, Fristen und Handlungen vermerken und hat eine gute Suchfunktion inkl. Volltext. Für die Mac App würde ich mir noch ein Vorschaufenster wünschen, um mit kleineren Thumbnails trotzdem schnell arbeiten zu können. Die im März 2024 neu eingeführte Synchronisation/Freigabe zum Teilen mit anderen Nutzern direkt über iCloud rundet das Ganze perfekt ab und lässt somit auch innerhalb der Familie einen getrennten und gemeinsamen Datenbestand zu! „Papierlose Ablage in Perfektion“ ist natürlich etwas übertrieben, da es auch bei Captize noch eine Dinge zur Verbesserung gibt, aber im Vergleich mit anderen Apps oder Diensten mit EIGENER Cloud-Struktur habe ich für den PRIVATEN Anwender bislang noch nichts Besseres gefunden… Verbesserungsvorschläge für Captize: - Miniaturansichten durch Pan/Zoom-Gesten anpassen in der Größe unter iOS und mit Hotkeys über die Tastatur am Mac - In der Größe anpassbares Vorschaufenster zur ausgewählten Datei innerhalb der App am Rand - Bei Ordnern mit Unterordnern optional alle Dateien anzeigen auch unter den jeweiligen Ebenen - UI weicht speziell unter iOS von Apple Vorgaben ab - Datei öffnen und schließen nicht mit einer Hand schnell möglich (zurückwischen geht nicht und für „Fertig“ rechts oben muss man dann umgreifen oder das Display erst herunterwischen) - Spotlight-Integration (derzeit über Umwege per iCloud Drive Ablage realisierbar, dann landet man aber in der Files App bzw. im Finder) - Aufgaben für Erinnerungen individuell anpassbar, derzeit nur „Lesen“, „Bezahlen“, „Senden“, „Signieren“, aber ich habe auch manchmal Vorgänge wo ich auf jemanden „Warten“ muss o.ä. - Mehr Fristen oder anpassbar, wähle ich „Woche“ am heutigen

Die Software ist einfach zu bedienen und hat ausreichend Funktionen. Der Service ist topp! Anfragen werden schnell beantwortet. Sicherlich wäre manches noch ausbaufähig. Ich bin bisher zufrieden. p.a.