EcosAgile Expense

Le funzionalità di EcosAgile Expense rendono comoda e moderna la gestione delle spese e delle trasferte di lavoro, per i collaboratori e l’azienda, semplificando l’onere di controllo e di registrazione manuale e mettendo a disposizione i dati con più semplicità, immediatezza, affidabilità e minori costi sino alla conservazione sostitutiva.
EcosAgile Expense è integrata con la carta di credito VISA prepagata per la gestione dei pagamenti ed è conforme a tutte le norme legislative per la conservazione sostitutiva e l’esibizione a norma di giustificativi di spesa, scontrini e ricevute: è l’unica App di questa tipologia in grado di verificare in automatico se la qualità del giustificativo sia adeguata o meno per la sua conservazione digitale.
La procedura per la dematerializzazione dei giustificativi e la loro conservazione sostitutiva è immediata e semplificata grazie ai seguenti step:
-formazione del giustificativo informatico mediante foto scattata con smartphone e App EcosAgile Expense
-trasmissione del giustificativo appena è disponibile un segnale adeguato con controllo integrità della trasmissione
-verifica automatica da parte dell'App della qualità della foto eseguita e della sua conformità ai fini della conservazione sostitutiva grazie al machine learning integrato
-notifiche automatiche e approvazione della nota spese da parte dei Manager o della funzione aziendale preposta
-archiviazione ottica della nota spese e invio alla conservazione sostitutiva;
-conferma del buon esito del processo di conservazione sostitutiva con possibilità di eliminazione dei giustificativi cartacei
EcosAgile Expense App permette:
-Gestione travel policy aziendali con alert al superamento della soglia e indicazione massimali di spesa riconosciuti ai collaboratori
-Ricezione automatica transazioni di pagamento da Carta di Credito Aziendale VISA EcosAgile
-Gestione valute con tassi di cambio automatico su tutte le valute del mondo (integrazione con Banca d’Italia)
-Scan Intelligente dei giustificativi di spesa con semplice fotografia
-Verifica requisiti di accettazione del giustificativo con riconoscimento fiscale e qualità giustificativo
-Rilevazione duplicati, errori di importo / data, scontrini vecchi ecc.
-Tipologie di spesa in base alle esigenze dell'azienda, personalizzabili anche per utente, collegate a voci di costo contabili
-Scelta dell’attività, progetto, centro di costo a cui attribuire la spesa con possibilità di gestire il riaddebito
-Implementazione con algoritmi di machine learning, A.I. e OCR per la compilazione veloce delle spese
-Lista ricevute, scontrini e giustificativi con stato approvativo e filtri di ricerca
-Integrazione con Sistema EcosAgile Fleet Management per la gestione flotta aziendale
-Gestione spese auto aziendali o in pool (parco auto) o proprie, con calcolo automatico su canoni ACI e calcolo dei chilometri su Google map
-Gestione tratte frequenti e/o predefinite
-Sincronizzazione in tempo reale delle richieste e notifica su stati di approvazione
-Richieste trasferta e viaggi lavorativi integrata alla richiesta di prenotazione del mezzo di trasporto, dell'autovettura e del pernottamento e alla richiesta di anticipo spese
-Pianificazione trasferte su mappa
-Integrata con la gestione Timesheet e Progetti, Commesse di EcosAgile
-Gestione delle spese per conti contabili e centri di costo
-Flusso per sistemi Payroll e Amministrazione personalizzabile
-Reportistica aggiornata su app e web con spese registrate per periodo e per tipologia
-Back-end web facile ed intuitivo per la gestione delle regole, delle anagrafiche, delle esportazioni e di una reportistica avanzata con report/pivot e chart predefiniti ed estrazioni libere.
EcosAgile Expense è completa, aperta ed espandibile, può essere collegata ai vostri attuali sistemi gestionali
a cui è in grado di fornire i dati sia come file che con API.
Tutto il traffico è gestito in modo sicuro e criptato.
Per maggiori informazioni contattaci al numero verde: 800 66 98 55